Avis 20213190 Séance du 17/06/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 mai 2021, à la suite du refus opposé par la ministre de la transition écologique à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants, sur les douze derniers mois : 1) les notes de frais : 2) les reçus des déplacements ; 3) les frais de restauration précisant le nom des personnes invitées ; 4) outre les reçus, tous les autres frais de représentation des membres du cabinet de la ministre. En l'absence de réponse de la ministre de la transition écologique à la date de sa séance, la Commission rappelle que par une série d'avis identiques, elle a estimé que le détail d’utilisation de la « dotation de frais de représentation des membres du Gouvernement », prise en charge par les ministères ne pouvait être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant au regard des fonctionnalités qu'offre le logiciel Chorus dès lors que cette base de données ne permet pas, d’une part, de traiter automatiquement, au sein des dépenses du programme portant les fonctions transversales et le secrétariat général du ministère, celles qui sont spécifiquement liées aux frais de représentation ni, d’autre part, d’identifier celles qui, au sein de ces dernières dépenses, sont imputables à l’administration ou au cabinet et qu'il existe des dépenses qui, n'étant pas divisibles, impliquent un prorata. En l'espèce, la Commission constate que la présente demande porte non pas sur un document budgétaire de synthèse mais sur les pièces justificatives nécessaires au paiement des frais de représentation de la ministre de la Transition écologique et des membres de son cabinet, c'est-à-dire les documents produits à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses en vue du paiement. Elle estime que si ces documents sont identifiables et en possession de l'administration alors même qu'ils auraient été également versés dans Chorus, ils constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La Commission émet, sous ces réserves, un avis favorable. Elle précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.