Avis 20212736 Séance du 08/07/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 avril 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Grand-Champ à sa demande de communication des documents suivants : 1) les extraits du grand livre comptable, tant en dépenses qu’en recettes, concernant : a) l’opération de rénovation de la mairie initiée en 2018 et qui s’est poursuivie en 2019 ; b) les travaux sur les bâtiments communaux effectués en 2018 visés à la ligne 9 du tableau figurant à la page 51 du document présenté pour le vote du compte administratif 2018 ; c) les travaux effectués à l’école Yves Coppens en 2019 ; 2) les justificatifs des dépenses mentionnées à la ligne 6 du tableau figurant à la page 51 du document présenté pour le vote du compte administratif 2018 et à la ligne 6 du tableau figurant à la page 26 du document présenté pour le vote du compte administratif 2019 ; 3) les justificatifs des dépenses mentionnées à la ligne 9 du tableau figurant à la page 51 du document présenté pour le vote du compte administratif 2018 et aux lignes 9 et 23 du tableau figurant à la page 26 du document présenté pour le vote du compte administratif 2019 ; 4) les justificatifs produits pour le versement de la subvention de 55 792 € mentionnée à la page 52 du document présenté pour le vote du compte administratif 2018 et de celles de 35 067 et 2 338 € figurant à la page 28 du document présenté pour le vote du compte administratif 2019 ; 5) l'exemplaire du document de travail ayant servi au conseil municipal du 13 avril 2021 pour le vote des comptes administratifs 2020 et des budgets primitifs 2021 (comptes administratifs et budget principaux et comptes administratifs et budgets annexes) ; 6) si elle n'est pas incluse dans le document précité, la présentation sous le format « M 14 » de l'ensemble des comptes administratifs et des budgets ; 7) l'extrait du grand livre comptable concernant le championnat de France de cyclisme. En l'absence de réponse du maire de Grand-Champ à la date de sa séance, la commission rappelle qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. ». Elle estime que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au fur et à mesure de leur élaboration, y compris les pièces justificatives. Le compte administratif et le compte de gestion sont ainsi communicables dès leur signature à toute personne qui en fait la demande, sans qu'il soit besoin d'attendre le vote du conseil municipal. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) à 4), 6) et 7). S'agissant notamment du document mentionné au point 5), la commission rappelle qu'aux termes de l'article L331-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant. - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. Elle estime que ce document, sous réserve qu'il soit achevé et qu'il ait perdu son caractère préparatoire, est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point.