Avis 20212705 Séance du 17/06/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 avril 2021, à la suite du refus opposé par le maire de la Bastide-des-Jourdans à sa demande de communication des documents suivants : 1) la grille de notation annuelle des agents ; 2) le compte-rendu d'entretien annuel avec Madame X ; 3) une copie des délibérations de la commission de radiation des listes électorales pour la période courant de 2012 à 2015; 4) une copie des documents en lien avec la titularisation de Monsieur X. La commission rappelle qu'en principe, les documents contenant des informations révélant l'appréciation ou le jugement de valeur porté sur une personne physique identifiée ou aisément identifiable ne peuvent être communiqués qu'à cette dernière, en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Il en va ainsi, s'agissant des agents publics, de l'ensemble des documents contenant des informations révélant l'évaluation réalisée, par le supérieur hiérarchique, quant à la manière de servir de l'agent. Ainsi, par exemple, tant les éléments de notation présents dans le dossier de l'agent que les éléments indemnitaires qui composent le RIFSEEP (conseil n° 20164749) ne sont communicables qu'à l'agent concerné, en vertu de ces mêmes dispositions. La commission relève que les documents demandés au point 1) visent les grilles de notation annuelles des agents « établi[e]s lors [des] mandats de maire » du demandeur . La commission comprend que la demande porte ainsi sur les grilles de notation renseignées. Il s'en déduit que les documents mentionnés aux points 1) et 2), qui portent sur la manière de servir des agents, ne sont pas communicables à des tiers. La commission émet donc un avis défavorable sur ces deux points. La commission précise que si la demande porte en réalité sur une grille de notation annuelle des agents, non renseignée et qui ne s'inscrit pas dans le cadre d'un concours ou d'un examen professionnel, le document sollicité au point 1) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant du point 3) de la demande, la commission rappelle que la communication intégrale des listes électorales est régie par les dispositions particulières de l'article L37 du code électoral et qu’elle est compétente, en vertu de du 4° de l’article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration, pour connaître des questions relatives à l'accès aux documents administratifs relevant de ces dispositions. Ces dernières prévoient que les listes sont communicables à tout candidat, parti ou groupement politique, ainsi qu’à tout électeur, quel que soit le lieu où il est inscrit, à la condition qu’ils s’engagent à ne pas en faire un usage commercial. La commission considère que ce même régime s'étend au registre des décisions de la commission de révision des listes électorales et, lorsqu'ils existent, aux comptes rendus des réunions de cette commission (cf avis n° 20134812 et 20134822). Il en va de même, pour le rapport du délégué de l'administration ainsi que ses éventuelles annexes prévu par le deuxième alinéa de l'article R11 du code électoral et qui a pour finalité d'éclairer le préfet sur l'opportunité d'exercer les pouvoirs qui lui sont reconnus par les articles L20 et L25 de ce même code de contester devant le tribunal administratif les travaux de la commission ou de déférer au tribunal d'instance l'inscription ou la radiation d'électeurs, voire d'autres types de documents comme des courriers ou comptes rendus adressés par le délégué de l'administration au préfet. Toutefois cette dérogation ne s'exerce que dans la limite des informations de ces documents qui sont indissociables des opérations d'établissement et de révision des listes électorales. Ne satisfont pas à cette condition d’indissociabilité les mentions qui seraient relatives, en cas d’inscription sur une nouvelle liste, à l’adresse antérieure à cette inscription et, en cas de radiation de la liste, à l’adresse dans la nouvelle commune où l’intéressé s’est fait inscrire. Ces mentions doivent, s’il y a lieu, être occultées avant communication. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S'agissant du point 4) de la demande, il ne ressort pas des pièces du dossier que Monsieur X aurait demandé au maire de la Bastide-des-Jourdans la communication des documents visés avant de saisir la commission. En l’absence d’une telle demande préalable, la saisine de la commission est donc irrecevable sur ce point.