Avis 20212447 Séance du 27/05/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 avril 2021, à la suite du refus opposé par le maire de l'Ile-de-Batz à sa demande de communication de l'intégralité du dossier relatif au projet de rénovation du débarcadère voté par le conseil municipal le 26 février 2021. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de l'Île-de-Batz a informé la commission de ce que la demanderesse a pu consulter le dossier sollicité en mairie avant de formuler une nouvelle demande de communication, objet du présent avis. La commission considère que cette consultation ne fait pas obstacle à une nouvelle demande de communication sous la forme d'une copie et que la présente demande conserve dès lors son objet. La commission estime que ce document administratif, qui a perdu son caractère préparatoire avec le vote du conseil municipal, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, pour les informations relatives à l'environnement, des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement. Elle émet donc un avis favorable à sa communication. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents ou sur des documents d'un format particulier, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission précise que l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…). Il lui est toutefois loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration.