Conseil 20212404 Séance du 06/05/2021

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 6 mai 2021 votre demande de conseil relative : 1) aux modalités de communication des pièces contenues dans les dossiers soumis à l'examen de la commission de réforme : a) à l'agent concerné ; b) au représentant du personnel siégeant en commission de réforme ; 2) à la possibilité pour l''employeur de prendre connaissance des pièces versées par l'agent à son dossier. En matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion d'une commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis. S'agissant du point a) du 1), la commission vous rappelle qu'avant l'avis de la commission de réforme, la communication à l'agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l'article 19 du décret n° 86-442 du 14 mars 1986 pris en application de l'article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d'accès aux documents administratifs relève cependant que l'article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d'accès de l'agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s'estime donc incompétente pour se prononcer sur votre demande portant sur ce stade de la procédure. Une fois l'avis de la commission de réforme rendu, la commission d'accès aux documents administratifs vous rappelle que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l'ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application cette fois des dispositions combinées des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par l'avis. Dans la mesure où ce droit d’accès est limité à l’intéressé, il vous appartient de vous assurer de l’identité du demandeur. La commission d'accès aux documents administratifs appelle également votre attention sur l'article L1111-7 du code de la santé publique qui reconnaît à toute personne le droit d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. Le Conseil d’État, dans une décision du 26 septembre 2005, Conseil national de l'ordre des médecins, recueil p. 395, a interprété ces dispositions du code de la santé publique comme n'excluant pas la possibilité pour le patient de recourir à un mandataire pour accéder à ces informations dès lors que ce dernier peut justifier de son identité et dispose d'un mandat exprès, c'est-à-dire dûment justifié. Une fois l'avis de la commission de réforme rendu, les rapports des médecins qui ont examiné l'agent sont donc également communicables à ce dernier, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. S’agissant des modalités et délais de communication, la commission vous précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission vous indique à cet égard que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Enfin, s'agissant du délai dont vous disposez pour répondre à une demande de communication, la commission vous rappelle qu'en application des articles R*311-12 à R311-15 du code des relations entre le public et l'administration, l'autorité compétente dispose d'un délai d'un mois pour se prononcer sur la demande d'accès à un document administratif dont elle est saisie et que, passé ce délai, l'intéressé dispose en principe d'un délai de deux mois pour saisir la commission. S'agissant du b) du 1), la commission vous rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission comprend que votre demande porte sur les modalités selon lesquelles les représentants du personnel siégeant au sein de la commission de réforme sont rendus destinataires des documents utiles préalablement à la tenue des réunions de cette commission. Or l'information des membres se fait, non sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration, mais en application des textes relatifs aux conditions de fonctionnement de cette commission que la commission n'a pas compétence pour interpréter. Dans ces conditions, la commission ne peut que se déclarer incompétente pour répondre à votre demande de conseil. Enfin, concernant le point 2), la commission, qui, ainsi qu'elle l'a rappelé plus haut, n'est compétente pour se prononcer sur les modalités de communication de ces documents que pour autant que la commission de réforme a rendu son avis, vous indique que les documents versés à son dossier par un agent en vue de l'examen de sa situation par la commission de réforme sont des documents administratifs communicables aux tiers que sous réserve d'en occulter les mentions couvertes par le secret de la vie privée, le secret médical ou celles faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. La communication de l'entier document peut toutefois être refusée lorsque l'occultation partielle priverait ce document de son intelligibilité (CE 25 mai 1990, Min. du Budget c/ X, Lebon T. 780) ou de son sens (CE 4 janv. 1995, X, req. n° 117750 ), ou la communication de tout intérêt.