Avis 20211888 Séance du 06/05/2021

Monsieur X, en qualité X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 février 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Maringues à sa demande de communication, par courrier électronique, la commune proposant la seule consultation en mairie selon les règles et conditions de l'article 4 de son règlement intérieur, des documents suivants : 1) l'ensemble des devis reçus pour le choix du prestataire informatique, avec copie du cahier des charges établi avant la consultation. ; 2) un plan de situation des parcelles devant faire l'objet d'une cession, la raison de cette opération, le nom du ou des acquéreurs ; 3) « des précisions sur les tarifs quant à la facturation de miroirs » ; 4) le bilan des cessions et acquisitions communales de l'année 2020 ; 5) la publication de la liste des marchés publics de l'année 2020. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En ce qui concerne la communication des documents : S’agissant des documents sollicités aux points 1) et 4), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission émet dès lors un avis favorable à la communication de ces documents. S’agissant du point 3), la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ce point de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. S’agissant du point 5), la commission estime que ce document, s'il existe ou peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant est communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable. S’agissant des documents sollicités au point 2), la commission rappelle que la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique a inséré dans le code des relations entre le public et l'administration, un article L300-3 qui prévoit désormais que les dispositions de ce code relatives à l’accès aux documents administratifs, à la réutilisation des informations publiques et à la compétence de la Commission d’accès aux documents administratifs s’appliquent également aux documents relatifs à la gestion du domaine privé de l’État et des collectivités territoriales. La commission rappelle qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. En l’état des informations dont elle dispose et au vu du libellé de la demande, la commission comprend que les cessions sont à ce stade seulement envisagées et ne sont pas encore effectives. La commission ne peut, dès lors, qu’émettre un avis défavorable à la communication de ces documents qui présentent un caractère préparatoire; tant que les cessions envisagées n'auront pas eu lieu. En ce qui concerne les modalités de consultation : La commission note que le maire de Maringues a informé Monsieur X que les documents sollicités étaient consultables dans ses locaux. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi par voie électronique des documents au demandeur. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle invite donc le maire de Maringues à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, sous forme électronique si le dossier est disponible sous ce format ou moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur X.