Avis 20211804 Séance du 30/04/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 mars 2021, à la suite du refus opposé par le président du Syndicat mixte pour l’Etude et le Traitement des Ordures Ménagères (SETOM) de l’Eure à sa demande de copie, dans le cadre de la procédure de mutation dans l’intérêt du service dont il fait l'objet, de l'intégralité des documents numérotés contenus dans son dossier administratif, l'établissement proposant la seule consultation. La commission rappelle que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sauf à ce que soit pendante une instance disciplinaire, le droit d’accès fondé sur le code des relations entre le public et l'administration, loi générale, s’effaçant lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours au bénéfice des dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission note que le président du Syndicat mixte pour l’Etude et le Traitement des Ordures Ménagères a informé Monsieur X que les documents sollicités étaient consultables dans ses locaux. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi par copie des documents. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle invite donc le président du Syndicat mixte pour l’Etude et le Traitement des Ordures Ménagères à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du Syndicat mixte pour l’Etude et le Traitement des Ordures Ménagères a également souligné que le dossier personnel du demandeur était volumineux. La commission ne peut qu’inviter l’administration à étaler dans le temps le traitement de cette demande, dès lors qu’il porte sur un volume important de documents. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.