Avis 20210292 Séance du 15/04/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Manche à sa demande de communication, soit par courrier électronique soit par envoi postal, de l'ensemble des délibérations relatives aux subventions accordées par le conseil départemental à l'association X depuis sa création, l'administration proposant de les consulter sur le site internet du conseil départemental via le lien «  https://www.manche.fr/conseil‐departemental/decisions‐manche.aspx  » pour la période courant depuis septembre 2009 et la consultation dans la salle de lecture des Archives départementales pour la période courant de 1988 à mi septembre 2009, après avoir convenu d'un rendez-vous, ces documents n'étant pas numérisés. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle tout d'abord qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission indique en outre que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. En l'espèce, la commission relève que les délibérations sollicitées depuis septembre 2009 sont numérisées et publiées en ligne sur le site internet du conseil départemental de la Manche. Les documents demandés ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, la présente demande est irrecevable. Elle constate, s'agissant du surplus, que le président du conseil départemental de la Manche a invité Madame X à venir consulter les documents en salle de lecture des Archives départementales, mettant en avant la nécessité de procéder à des recherches en lieu et place de la demanderesse, compte tenu de l'absence de numérisation des délibérations du conseil départemental pour la période courant de 1988 à mi septembre 2009. La commission rappelle que la communication des documents administratifs s'exerce selon les modalités choisies par le demandeur, sauf impossibilité technique de l'administration, et qu'aux termes du cinquième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, le dépôt aux archives publiques des documents administratifs communicables ne fait pas obstacle au droit à communication à tout moment desdits documents. En l'espèce, la commission relève que les délibérations sollicitées, qui sont identifiées par leur objet et ne doivent pas être très nombreuses, l'attribution de subventions faisant généralement l'objet de délibérations collectives au sein de séances déterminées dans l'année, n'existent que sous forme papier. Elle émet par suite un avis favorable à leur envoi par voie postale à Madame X.