Avis 20210270 Séance du 25/03/2021

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 février 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Calvi à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, à la suite d'une première transmission incomplète, de l'organigramme du personnel municipal. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission constate, en l'espèce, qu'un organigramme général des services de la commune de Calvi a été adressé à Madame X. Elle relève cependant, à la lecture des pièces du dossier, que le document qui lui a été transmis, qui ne fait apparaître que les noms des responsables de service, ne satisfait pas la demande de l'intéressée. La commission rappelle que le droit d'accès prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, rec p. 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat., n° 154125, et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 154125), cette jurisprudence, fondée sur la loi du 17 juillet 1978, restant pertinente sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui en a repris les dispositions. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Calvi a informé la commission que le seul organigramme dont il dispose, qui n'est pas issu d'un traitement automatisé d'usage courant, a déjà été communiqué à Madame X et fait par ailleurs l'objet d'une diffusion publique sur le site internet de la commune. La commission en déduit que la demande, en tant qu'elle porte sur un organigramme détaillé des services de la commune avec indication du nom et de l'affectation de chaque agent, tend à l'élaboration d'un nouveau document ne pouvant être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle ne peut, dès lors, que déclarer la demande d'avis sans objet en tant que portant sur un document inexistant. Enfin, la commission, qui prend note que Madame X a réitéré ses demandes auprès de l’administration afin d'obtenir le document sollicité, invite celle-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.