Avis 20205287 Séance du 28/02/2021

Madame X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 décembre 2020, à la suite du refus opposé par le maire d'Aiglun à sa demande de communication des documents suivants : 1) les comptes de la commune avec factures détaillées de l'année 2018 au 27 octobre 2020 ; 2) le cahier des comptes rendus municipaux avec les délibérations de l'année 2018 au 27 octobre 2020 ; 3) l'autorisation du département permettant à la commune de faire passer un câble électrique et une conduite d'eau sous la route D10 allant de la halle à la serre. La Commission estime que les documents demandés, s’ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Aiglun a fait savoir à la Commission qu'il estimait que la demande revêtait un caractère abusif et que dans l'hypothèse où il devrait, en droit, communiquer les documents demandés, il ne pourrait que proposer une consultation aménagée dans le temps dans les locaux de la mairie au regard du volume des pièces sollicitées. La Commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle rappelle ensuite qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, la communication s'effectue selon la modalité choisie par le demandeur. En l'espèce, la Commission note que Madame X évoque, dans le dossier de saisine soumis à la Commission, la mise à disposition des documents qu'elle souhaite venir consulter. Ainsi, la Commission précise enfin que l’administration est fondée, dans le cas où le volume de document demandés est important, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La Commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Elle émet donc, selon les principes rappelés, un avis favorable à la demande. Le présent avis est rendu au nom de la Commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.