Avis 20205164 Séance du 28/02/2021

Monsieur X, pour l'Association X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 novembre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Maissemy à sa demande de copie, de préférence par courrier électronique, des documents suivants : 1) le grand livre pour les années 2017, 2018, 2019 ; 2) le journal des comptes article par article pour les mêmes années. La commission rappelle d'abord qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Maissemy l'informant que les copies des documents sollicités étaient disponibles en mairie, précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Elle émet donc un avis favorable à la demande et invite le maire a faire parvenir les documents sollicités au demandeur, par voie électronique. Si les documents ne peuvent être transmis par voie électronique, la commission invite le maire à procéder à cet envoi par courrier, en proposant à Monsieur X le règlement préalable des frais afférents à la reproduction et à l'envoi, selon les modalités précitées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.