Avis 20205013 Séance du 07/01/2021

Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 novembre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Coin-les-Cuvry à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants : 1) l'acte de préemption des parcelles X par la commune ; 2) le fond de dossier relatif au grand projet porté par la commune ou l'information selon laquelle le dossier est vide ; 3) la liste, idéalement en format Word ou Excel, des ordres du jour des précédents conseils municipaux ; 4) le sommaire des arrêtés ; 5) la version numérique des arrêtés pris depuis le nouveau mandat ; 6) le procès‐verbal et le compte rendu du conseil municipal du 28 novembre 2018. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse du maire de Coin-les-Cuvry à la date de sa séance, la commission observe que le demandeur, qui en sa qualité de conseiller municipal ne peut ignorer le fonctionnement d'une collectivité territoriale et des contraintes inhérentes à sa petite taille en l'espèce, adresse de très nombreuses demandes à la municipalité de Coin-les-Cuvry. Elle l’invite donc, comme elle l'a fait dans l'avis 20204956, à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration et lui rappelle que l'administration n'est pas tenue de répondre aux demandes abusives, qui peuvent être caractérisées par des demandes impliquant une charge qui excède les moyens dont dispose la collectivité. La commission rappelle d'autre part, que la demande de communication doit être suffisamment précise (dénomination, date, auteur, objet, place dans la procédure administrative, textes en cause, etc.) pour permettre à l'administration d'identifier clairement le ou les documents souhaités, sans l'obliger à procéder à des recherches. En effet, le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux administrations de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon c/ X, req. n° 56543 , Lebon 267. – CE 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, req. n° 83477). Sur le fond, la commission estime que les documents administratifs sollicités, s'ils existent ou sont susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant, sont communicables à l'intéressé, en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration pour les documents mentionnés aux points 1) à 4), sous réserve pour le point 1) qu’il ait perdu son caractère préparatoire, c'est-à-dire après la signature de l’acte authentique de vente, et après occultation des éventuelles mentions protégées en application de l'article L311-6 du même code et L2121-26 du code général des collectivités territoriales pour les documents mentionnés aux points 5) et 6). La commission émet donc un avis favorable sous ces réserves.