Avis 20204666 Séance du 28/02/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 novembre 2020, à la suite du refus opposé par le directeur du Groupement Hospitalier Portes de Provence à sa demande de copie de l'intégralité des pièces contenues dans son dossier administratif, l'administration proposant la seule consultation. A titre liminaire, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, aucune procédure disciplinaire n'étant engagée à l’encontre de Madame X, la commission émet un avis favorable à la communication de son dossier. La commission rappelle, ensuite, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du Groupement Hospitalier Portes de Provence a informé la commission de ce que les documents pouvaient être consultés dans ses services et que cette consultation a été proposée à Madame X. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Madame X. Elle invite donc le directeur du Groupement Hospitalier Portes de Provence à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance à Madame X Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.