Conseil 20204648 Séance du 07/01/2021

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 7 janvier 2021 votre demande de conseil relative au caractère communicable, par consultation, des bulletins municipaux, pour la période de 1989 à 2009, alors que lesdits bulletins ont, lors de leur publication, été diffusés dans toutes les boîtes aux lettres de la ville et étaient consultables dans différents bâtiments communaux pendant environ 2 à 3 mois. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime que les bulletins municipaux, journal périodique de communication institutionnelle destiné à informer les administrés sur la vie de la commune, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission ajoute que la distribution de ces documents en boîte aux lettres ainsi que leur mise à disposition pendant une période de temps significative dans les bâtiments communaux, qui ne peuvent être assimilées à une diffusion publique, ne sauraient soustraire les communes aux obligations de communication de ces documents dans les conditions prévues par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission rappelle, par ailleurs, qu'il ressort des dispositions du dernier alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration que revêt un caractère abusif la demande qui a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose (CE, 14 nov. 2018, Ministre de la culture c/ Société pour la protection des paysages et de l'esthétique de la France, n°s 420055 et 422500, aux Tables du Recueil X). Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès. En revanche, le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique n’assimile pas nécessairement celles-ci à des demandes abusives. En l'espèce, la commission prend note que le demandeur a sollicité à plusieurs reprises la commune de Soisy-sous-Montmorency pour la communication de documents administratifs, l'une de ses demandes ayant d'ailleurs été jugée abusive (avis n° 20180650 du 13 septembre 2018). Toutefois, en l'espèce, compte tenu de l'objet de la demande, qui vise des documents de même nature ne nécessitant aucune occultation préalable, du nombre a priori limité de pièces concernées compte tenu de la fréquence usuelle de publication des bulletins municipaux et, enfin, des modalités de communication retenues par le demandeur, la commission estime que la demande ne présente pas un caractère abusif. Elle souligne enfin, à toutes fins utiles, que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission vous invite en conséquence à répondre favorablement à la demande.