Avis 20204508 Séance du 07/01/2021

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 novembre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Beynost à sa demande de communication, au format pdf, par courrier électronique, des documents suivants : 1) tous les courriels et courriers de la préfecture de l'Ain au titre de son contrôle de légalité du PLU de la commune postérieurs au courrier du 12 août 2019 intitulé « Avis des services de l'État sur le projet de PLU arrêté de la commune de Beynost » réceptionné en mairie le 14 août 2019 et dont le numéro d'enregistrement est le 1627, en particulier : a) d'une part, les observations de la préfecture de l'Ain que la mairie a reçu début décembre 2019, avant approbation du PLU, et dont il a été fait état à l'issue du conseil municipal du 16 décembre 2019 ; b) d'autre part, les observations du préfet de l'Ain au titre de son contrôle de légalité portant sur le PLU approuvé par le conseil municipal du 16 décembre 2019 et qui ont fait l'objet d'un courrier réceptionné en mairie le 20 février 2020 ; 2) le registre papier ou dématérialisé (Berger-Levrault ; autre éditeur de logiciels) comportant le numéro d'enregistrement des courriers arrivés en mairie du 15 octobre 2019 au 29 février 2020 inclus. La Commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d'urbanisme (PLU), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du code des relations entre le public et l'administration. Si les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l'état d'avancement de la procédure en cause, l'approbation du PLU (ou de sa révision) permet la communication de l'ensemble des documents établis ou en possession de la commune se rapportant au PLU, quand bien même ce dernier ne serait pas encore exécutoire. La Commission constate, en l'espèce, que les documents mentionnés au point 1) de la demande concernent la révision du plan local d'urbanisme qui a été approuvée par une délibération du conseil municipal de la commune du 16 décembre 2019. Elle estime en conséquence que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En l’espèce, la Commission qui a pris note de la réponse du maire de la commune de Beynost, relève que deux courriers du préfet de l'Ain des 12 août 2019 et 20 février 2020, présentés comme les documents mentionnés au point 1) de la demande, ont été transmis à Monsieur X par courrier 26 novembre 2020. En conséquence, elle estime la demande d’avis sans objet sur ce point. La Commission relève cependant que n'ont éventuellement pas été transmis au demandeur l'ensemble des documents sollicités incluant en particulier un courrier reçu en mairie le 9 décembre 2019, ainsi que les observations du préfet ayant justifié le report du conseil municipal du 12 au 16 décembre 2019. La Commission estime que ces documents, s'ils existent, sont communicables au demandeur. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable à la demande. S'agissant du point 2) de la demande, la Commission relève que le maire de Beynost maintient son refus de communication compte tenu du volume du document sollicité, qui n'est pas numérisé et qui inclut des données personnelles non communicables. La Commission rappelle toutefois que le registre du courrier entrant et sortant est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, notamment l'adresse personnelle des personnes physiques émettrices des courriers enregistrés ou destinataires de correspondances de l'administration, ou qui révèleraient le comportement d'une personne dont la divulgation pourrait lui porter préjudice (par exemple, si l'objet du courrier se réfère à une plainte dirigée contre une personne donnée ou à une dénonciation). La Commission rappelle, d'une part, s'agissant des modalités de communication qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La Commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Elle rappelle, enfin, que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La Commission rappelle, d'autre part, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication ou la communication d'autres documents que ceux demandés. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. La Commission relève en l'espèce que la demande fixe une borne temporelle précise et identifie avec précision le document sollicité. Elle estime en outre que les occultations rendues nécessaires n'engendreront pas une surcharge de travail déraisonnable pour la collectivité. Dans ces conditions elle émet un avis favorable à la communication de ce document selon l'une des modalités prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration qu'il appartiendra au demandeur d'indiquer au maire, compte tenu de son indisponibilité sous format numérique.