Avis 20203963 Séance du 10/12/2020

Madame et Monsieur X ont saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 octobre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Boisemont à leur demande de communication de la copie numérique de préférence ou à défaut de la copie papier des documents suivants : 1) les échanges courriers/mails préalables à la « refonte » du site internet de la commune, réalisée par l'agence GALLIMEDIA, et postérieurs (cahier des charges, offre, maintenance, formation de conseillers, etc.) ; 2) les contrats et les avenants relatifs aux marchés d'entretien des espaces verts et voirie, passés avec le prestataire SNT, de 1996 à 2020, notamment les échanges pré et post-contractuels avec SNT ; 3) l'étude relative au schéma directeur d'assainissement des eaux usées et pluviales réalisée par le bureau d'études X, visée dans le compte rendu du conseil municipal du 27 mars 2009. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Boisemont a informé la commission que les documents en sa possession relatifs aux prestations de l'agence GALLIMEDIA, présentés comme étant ceux correspondant au point 1) de la demande, ont été transmis aux demandeurs par courriel du 9 septembre 2020, en précisant que les échanges préalables à la refonte du site internet de la commune, qui ont eu lieu par téléphone, n'existent pas. La commission, qui n'a toutefois pu prendre connaissance du contenu des documents, non joints au dossier, considère en conséquence, en l'état, que la demande est sans objet en tant que portant sur des documents, pour certains communiqués et pour d'autres inexistants. La commission rappelle, d'une part, qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Elle rappelle, d'autre part, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En l'espèce, la commission estime que les documents mentionnés aux points 2) et 3) de la demande sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et L2121-26 du code général des collectivités territoriales, ainsi que, s'agissant des informations environnementales éventuellement contenues dans le document mentionné au point 2), des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement. Elle émet un avis favorable à la demande et prend note de l'intention du maire de Boisemont d'adresser aux demandeurs les éléments sollicités, non transmis à ce jour. Elle rappelle, s'agissant des modalités de communication, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que l'autorité saisie d'une demande de communication doit, autant que possible, satisfaire sans tarder les demandes dont elle est saisie. Elle est néanmoins fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'autorité saisie est ainsi en droit d'étaler dans le temps la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation et la mise en ligne des documents. Si elle n’est pas en mesure de reproduire aisément les documents compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est aussi en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.