Avis 20203957 Séance du 31/12/2020

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 octobre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Montreuil à sa demande de communication de l’intégralité du dossier administratif de sa cliente depuis le 1er janvier 2014. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable à la communication de son dossier à Maître X, sous réserve qu’aucune procédure disciplinaire ne soit en cours. La commission, qui prend note de la réponse de l'administration, relève que la demande porte, à titre principal, non sur l'envoi papier, mais sur l’envoi électronique du dossier sollicité, rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Dès lors, la commission estime qu'en l'absence de précision sur l'indisponibilité des documents mentionnés sous format électronique il y a lieu pour l'administration de procéder gratuitement à la communication demandée par voie électronique, selon le choix de Maître X. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.