Avis 20203883 Séance du 19/11/2020

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1 octobre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Sernhac à sa demande de communication, par courrier électronique, des document suivants, la mairie proposant à sa cliente une consultation sur place avant de réaliser les « scans à sa convenance » : 1) les pièces relatives à l'ensemble des marchés publics conclus par la commune concernant toute extension des réseaux d'acheminement de l'eau et d'assainissement depuis 2016 ; 2) les permis de construire délivrés par la commune de 2016 à 2020 (arrêtés et entiers dossiers de demande) ; 3) le grand livre 2020. En premier lieu, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte de la décision du Conseil d’Etat du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’Etat a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires. L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret des affaires conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution. L’examen de l’offre des entreprises non retenues au regard des mêmes principes conduit de même la commission à considérer que leur offre de prix globale est, en principe, communicable mais qu’en revanche, le détail technique et financier de cette offre ne l’est pas. En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants : - les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ; - dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises. La commission précise enfin que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la communicatinon des documents mentionnés au point 1). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Sernhac a informé la commission qu’il n’était pas en possession de ces documents, car la commune ne dispose pas de la compétence en matière d’eau et d’assainissement. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce la communauté d’agglomération Nîmes Métropole, qui détient les compétences en la matière, et d’en aviser Maître X. En deuxième lieu, la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Par ailleurs, en vertu du principe de l'unité du dossier, ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des documents annexés à ces actes, et notamment aux avis émis préalablement à la délivrance de l’autorisation. Sur ce point, le maire de Sernhac a informé la commission que la procédure de dématérialisation était en cours et que les documents relatifs à l’année 2019 lui avaient été communiqués le 16 septembre 2020 et que les autres documents lui seraient communiqués au fur et à mesure de l’avancement de ce processus. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Compte tenu de ces éléments, la commission déclare sans objet la demande d’avis en ce qui concerne les documents qui auraient déjà communiqués, sous réserve d’une communication effective, ce dont la commission n’a pas pu s’assurer, et émet un avis favorable au surplus de la demande. En dernier lieu, la commission rappelle que les pièces budgétaires et comptables des communes sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable au point 3) de la demande, et prend note de l’intention du maire de Sernhac de procéder à la communication du document sollicité dans les plus brefs délais.