Avis 20203848 Séance du 19/11/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 octobre 2020, à la suite du refus opposé par président du conseil départemental de la Marne à sa demande de consultation des exemplaires communaux des registres d'état civil et paroissiaux cotés en série E‐dépôt. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce même code. Elle rappelle également que les registres d’état civil sont librement communicables à l’issue d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, selon les termes du e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine. En ce qui concerne les registres paroissiaux d’Ancien régime, leur caractère librement communicable ne fait aucun doute. La commission relève que la demande de Monsieur X porte sur la collection communale des actes, alors que le double de cette collection, déposée au greffe du tribunal de grande instance, a été numérisé et est disponible en ligne sur le site internet des Archives départementales de la Marne. La commission relève que la numérisation de ces documents anciens doit éviter de trop fréquentes manipulations susceptibles de fragiliser leur état. Toutefois, la commission remarque que les deux collections ne sont pas strictement semblables, dans la mesure où la collection du greffe ne reprend pas les signatures originales, ni systématiquement certaines mentions apposées dans la marge. Elle en conclut que le droit d’accès peut être exercé à propos de l’une des collections, quand bien même l’autre aurait été numérisée et mise en ligne, dès lors qu’il est avéré que certaines informations ne seraient pas reprises dans l’acte numérisé. Le président du conseil départemental de la Marne a précisé à la commission avoir procédé à la communication par reproduction de plusieurs actes de la collection non numérisée, précisément demandés par Monsieur X, mais ne pas disposer des ressources suffisantes lui permettant d’identifier tous les actes de la collection du greffe qui différeraient de celle des communes pour les reproduire ensuite. La commission rappelle que les demandes formulées au titre du droit d’accès doivent être suffisamment précises pour permettre à l’administration d’y répondre. Ainsi, demander l’intégralité des registres paroissiaux cotés en série E-dépôt ne permet pas de déterminer précisément quels documents sont recherchés. La commission invite donc Monsieur X à cibler davantage sa recherche, et, sous cette réserve, émet un avis favorable à sa demande.