Avis 20203417 Séance du 19/11/2020

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 septembre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Salses-le-Château à sa demande de communication d'une copie des documents relatifs à une délibération du 31 décembre 2019 et plus précisément : 1) la convocation du conseil municipal, y compris les documents annexés ; 2) le compte rendu de la séance signé du secrétaire de séance ; 3) l'extrait de délibération du point unique de cette séance transmis au préfet ; 4) la copie du registre de cette séance signée des membres du conseil. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable aux points 2) et 3) de la demande. Elle précise également que les documents mentionnés aux points 1) et 4) sont communicables sur le fondement des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, en conséquence, également un avis favorable sur ces points. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Salses-le-Château a informé le demandeur que les documents étaient consultables en mairie ou qu'une copie pouvait lui être adressée moyennant paiement préalable des frais d'envoi et de reproduction. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle constate que la demande portait sur une demande de communication par voie électronique des documents sollicités et estime que ce n'est que dans l'hypothèse, peu probable, où les documents sollicités n'existeraient pas sous cette forme que l'administration serait fondée à proposer une consultation sur place ou un envoi postal. Elle émet par suite un avis favorable à la demande, sous la forme choisie par le demandeur.