Conseil 20202922 Séance du 24/09/2020

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 24 septembre 2020 votre demande de conseil portant sur les questions suivantes : 1) Le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil doit-il être appliqué aux demandes d'actes de décès, de naissance et de mariage de plus 75 ans, qui sont considérées comme des archives publiques, et par conséquent les demandes concernant ces actes doivent-elles être faites exclusivement sur place, par courrier ou téléservice ? 2) Ces actes d'état civil de plus 75 ans peuvent-ils être adressés au demandeur par courrier électronique ou par fax ? 3) Enfin, dans le cadre du décret précité, est-il possible de refuser d'adresser ces actes d'état civil par courrier électronique, car quoique informatisés dans un logiciel métier dédié, celui-ci ne permet techniquement pas d'extractions par un traitement d'usage courant, les extractions du fichier ne pouvant se faire que par impression. 1) Modalités des demandes d'accès aux actes de l'état civil Les modalités de publicité des actes d'état civil sont régies par l'article 29 du décret n° 2017-890 relatif à l'état civil, qui précise que « Les demandes de copie intégrale ou d'extrait d'acte sont faites sur place, par courrier ou par téléservice mis en place par l’État ou les communes ». Toutefois, les actes d'état civil sont également des archives publiques, et hors les cas où une procédure de téléservice a été mise en place par l'administration, auquel cas elle s'impose pour les saisines par voie électronique, la commission considère qu'il n'y a pas lieu d'exclure les saisines par messagerie électronique pour des demandes de communication d'archives publiques d'état civil. 2) Modalités de communication d'actes d'état civil au demandeur La commission considère qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives de l'état civil s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : a) soit par consultation gratuite sur place ; b) soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; c) soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation et à l'intégrité physique du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4, dispositions qui s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics ; d) soit par publication des informations en ligne, à condition que les délais prévus par l'article L213-2 du code du patrimoine soient échus et l'article 4-1 de la délibération n°2012-113 du 12 avril 2012, dans laquelle la commission nationale de l'informatique et des libertés explicite des délais différents de publication sur Internet selon que les mentions marginales sont occultées ou non, respecté. Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. Les frais susceptibles d'être générés par cette reproduction peuvent être supportés par le demandeur, étant entendu que la tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. Comme elle l'a précisé dans son avis 20174365 du 14 décembre 2017, la commission estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation et qu'il faut recourir à d'autres modes de reproduction, que ce soit par photographie numérique, pouvant ensuite être transmise par courriel ou par voie postale au moyen d'un support amovible, ou encore le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte. De manière générale, la commission estime peu probable que l'administration ne dispose d'aucun moyen de reproduction par photographie numérique dans ses services compte tenu du caractère répandu de ce type d'appareil. 3) Modalités de transmission des actes issus d'un logiciel métier La commission rappelle que les modalités de communication sont celles prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Ainsi, si le document n'existe que sous forme papier, l'administration n'est pas tenue de le numériser et ne demeurent possibles que la consultation sur place ou l'envoi par courrier. Il est toutefois loisible à l'administration d'y procéder, ce qui permet un envoi par message électronique. Lorsque les documents d'archives d'état civil sont gérées par un logiciel qui ne permet pas l'extraction et l'envoi direct par courrier électronique, il y a lieu de considérer que le document existe sous forme électronique. Il appartient alors à l'administration de l'adresser au demandeur sous forme d'un message électronique, si le demandeur a fait ce choix. Si les délais prévus par l'article L213-2 du code du patrimoine sont échus et l'article 4-1 de la délibération n°2012-113 du 12 avril 2012, dans laquelle la commission nationale de l'informatique et des libertés explicite des délais différents de publication sur Internet selon que les mentions marginales sont occultées ou non, respecté, l'acte d'état civil peut être mis en ligne, assurant ainsi sa diffusion publique.