Avis 20202789 Séance du 08/10/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 août 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Lézan à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants : 1) les délibérations du conseil municipal autorisant le maire à signer la convention au mois de juin 2019 et la demande du 27 novembre 2019 adressée aux services préfectoraux ; 2) les avis des personnes publiques associées (PPA) émis sur le plan d'aménagement et de développement durable (PADD) du projet de plan local d'urbanisme (PLU) entre le mois de mars 2016 et le mois décembre 2016 ; 3) toutes les informations sur le financement de l'installation du poste de refoulement à coté du cimetière (300 EH) et des lotissements domestiques (12 EH) en 2012 ; 4) la délibération du 16 décembre 2019 accordant la protection fonctionnelle aux élus et les extraits des correspondances lus publiquement lors de la séance. En premier lieu, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence la commission émet un avis favorable aux demandes portant sur la communication des délibérations figurant aux points 1) et 4). En deuxième lieu, commission indique qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d'urbanisme (PLU), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du code des relations entre le public et l'administration. Si les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l'état d'avancement de la procédure en cause selon les différentes étapes d'élaboration, la commission constate que le projet de PLU aurait été arrêté le 22 janvier 2018. La commission émet en conséquence un avis favorable au point 2) de la demande. La commission rappelle en troisième lieu que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 3) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. En dernier lieu, s'agissant des extraits des correspondances lus publiquement lors de la séance du conseil municipal du 16 décembre 2019 visés au point 4), la commission rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, sont soumis au droit d'accès prévu par le livre III de ce code, « quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions. (...) » En conséquence, la commission estime que les documents détenus par la commune et lus en séance du conseil municipal constituent des documents administratifs communicables, sous réserve, compte tenu des dispositions de l'article L311-6 de ce même code, que ces extraits de correspondance ne portent pas une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable et qu'ils ne fassent pas apparaître le comportement d'une personne dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle émet sous ces réserves un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lézan et son conseil ont indiqué à la commission qu’ils considéraient la demande de Madame X comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration ou que lorsque la charge que son traitement ferait peser sur l'administration excède les moyens dont elle dispose. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait, en elle-même, un caractère abusif.