Avis 20201715 Séance du 10/09/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mai 2020, à la suite de la tarification appliquée par le maire de Châteauneuf-du-Faou Madame X demandait des reproductions, dans le cadre de recherches généalogiques, des documents suivants : 1) l'acte de décès de Madame X le X ; 2) l'acte de mariage de Monsieur X et Madame X célébré le X ; 3) 'acte de mariage de Monsieur X et Madame X célébré le X. La commission rappelle que la communication des documents d’archives publiques librement communicables, comme les actes de décès de l’état civil, s’opère dans les conditions prévues à l’article L213-1 du code du patrimoine, qui renvoie aux conditions précisées à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Ainsi, l'accès aux documents s'exerce notamment, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret. La commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Dans ces conditions, la commission estime que la tarification de 4 euros par reproduction d’acte est excessive, dès lors qu'ainsi qu'il a été rappelé, le coût d'accès aux documents administratifs et aux documents archives publiques ne sauraient couvrir le temps de recherche. La commission émet par suite un avis favorable à la demande de Madame X et invite le maire de Châteauneuf-du-Faou à revoir ses modalités de tarification et à poursuivre son action de numérisation des registres d'état civil afin de faciliter la recherche des actes dans le respect de leur intégrité et de pouvoir répondre électroniquement et sans frais aux administrés.