Avis 20201554 Séance du 10/09/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 mai 2020, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier Ouest Réunion à sa demande de copie, par voie électronique, des procès-verbaux et des annexes issus des réunions du conseil de surveillance pour la période comprise entre les mois de mai 2018 à décembre 2019. La commission, qui a pris connaissance des observations du directeur du centre hospitalier Ouest Réunion, rappelle qu'en application des dispositions de l'article R6143-14 du code de la santé publique, les délibérations des conseils de surveillance des établissements publics de santé « sont conservées dans un registre, sous la responsabilité du président du directoire. Ce registre est tenu à la disposition des membres du conseil de surveillance et du public, qui peuvent le consulter sur place. Ils peuvent également obtenir des copies ou des extraits des délibérations ». En vertu de l'article R6143-15 du même code, « Les membres du conseil de surveillance reçoivent un compte rendu de séance dans les quinze jours suivant chaque réunion ». La commission estime toutefois que ces dispositions n'ont ni pour objet ni pour effet de faire obstacle à la possibilité pour une personne d'obtenir la communication des comptes rendus des conseils de surveillance sur le fondement des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils ne revêtent plus le caractère de documents préparatoires à une décision administrative qui ne serait pas encore intervenue. La commission considère par conséquent que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de ne pas revêtir de caractère préparatoire à une décision administrative qui ne serait pas intervenue et après occultation, le cas échéant, des mentions qui ne seraient communicables qu'aux seules personnes intéressées, en application de l'article L311-6 du même code. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande et prend note de l'intention du directeur du centre hospitalier Ouest Réunion de procéder prochainement à l'envoi des documents sollicités au demandeur. A toutes fins utiles, elle rappelle que l'autorité saisie d'une demande de communication doit, autant que possible, satisfaire sans tarder les demandes dont elle est saisie. Elle est néanmoins fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'autorité saisie est ainsi en droit d'étaler dans le temps la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation et la mise en ligne des documents. Si elle n’est pas en mesure de reproduire aisément les documents compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est aussi en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.