Avis 20201359 Séance du 16/07/2020

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 mars 2020, à la suite du refus opposé par le préfet de la Sarthe à sa demande de communication, par courrier électronique et/ou par voie postale, du relevé d' information intégral concernant le permis de conduire de sa cliente faisant apparaître ses codes internet d'accès , sachant que l’administration impose des exigences complémentaires à savoir une saisine par voie postale, la transmission d'une enveloppe affranchie au tarif recommandé avec demande d'avis de réception, comprenant la liasse délivrée par la Poste, libellée aux nom et adresse du titulaire du permis., la justification par un avocat de son mandat. En l’absence, à la date de sa séance, de réponse du préfet de la Sarthe, la commission rappelle qu’elle a reçu compétence, en vertu du 9° du A de l’article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration, pour émettre des avis concernant l’application de l'article L225-3 du code de la route. Elle constate que le titulaire du permis et le conducteur ont droit à la communication du relevé intégral des mentions les concernant, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission estime, par suite, que le document administratif sollicité est communicable à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. En vertu de l'article R311-11 du même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier pour répondre à une demande de communication d'un document par voie électronique. En l'espèce, la commission constate que le préfet de la Sarthe a indiqué au demandeur, par courriels du 31 mars 2020, les démarches particulières devant être réalisées auprès de l'administration afin d'obtenir son relevé d'information intégral, ces démarches devant être effectuées conformément à l'article L225-3. Elle précise que si, de manière générale, un avocat n'a pas à justifier d'un mandat dès lors qu'il déclare agir pour le compte de son client, il doit toutefois fournir à l'administration les informations lui permettant d'apprécier l'identité de ce client, ce qui peut passer par la demande de communication d'une copie du permis de conduire de ce dernier ou de sa carte nationale d'identité. Il résulte, en outre, des informations communiquées à la commission que le fichier national des permis de conduire ne permet techniquement pas d'extractions, par un traitement d'usage courant, des relevés intégraux des informations sous forme électronique, les extractions du fichier ne pouvant se faire que par impression. La commission, qui ne dispose d'aucun élément permettant de contester cette configuration, considère, au regard de ces éléments, que le document sollicité n'est pas disponible dans la forme électronique souhaitée par le demandeur, ce qui signifie que seule une communication par voie postale peut être envisagée, le cas échéant après acquittement des frais d'envoi ce qui peut prendre la forme de la fourniture d'une enveloppe affranchie par le demandeur. La commission précise toutefois qu'il ne lui apparaît pas justifié, dès lors que le code de la route renvoie aux modalités de communication définies par le code des relations entre le public et l'administration, d'imposer au demandeur l'envoi d'une enveloppe préaffranchie au tarif d'un avis recommandé avec demande d'accusé de réception à l'appui de sa demande. La commission, au regard des pièces du dossier, estime que le préfet de la Sarthe a imposé au demandeur des conditions qui excèdent celles résultant des dispositions du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet par suite un avis favorable à la demande, dans les conditions qui viennent d'être rappelées.