Avis 20201177 Séance du 30/06/2020

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 mars 2020, à la suite du refus opposé par le maire d'Auteuil-le-Roi à sa demande de communication de la copie de : 1) toute décision d’urbanisme intervenue depuis mars 2014 sur les parcelles cadastrées X à X soit toute demande de certificat d’urbanisme, de déclaration préalable de travaux et demande de permis de construire, d’aménager, de démolir, permis modificatif, transfert de permis (formulaire CERFA et pièces jointes), et toute décision adoptée sur ces demandes (arrêté, intégralité des annexes dont notamment les avis des personnes consultées), en particulier : a) le permis de construire n° X du 19 janvier 2018 (arrêté, consultations, dossier de demande, plans, étude géotechnique, demande de pièces complémentaires, réponse à ces demandes, etc.) ; b) le permis de construire n° X du 19 février 2018 (arrêté, consultations, dossier de demande, plans, étude géotechnique, demande de pièces complémentaires, réponse à ces demandes, etc.) ; 2) la délégation de signature autorisant Monsieur X à signer les arrêtés de permis de construire, ainsi que la preuve de sa publicité et de sa transmission au contrôle de légalité. La commission rappelle à titre liminaire que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire, les permis de démolir ou encore les déclarations de travaux, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code. En outre, la commission précise qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune, sous réserve toutefois qu'ils n'aient pas déjà fait l'objet d'une diffusion publique. Elle émet donc un avis favorable à la demande sous les réserves précitées et prend note de l'intention de l'administration de procéder à la communication des documents prochainement. A ce titre, la commission rappelle que l’administration est fondée à aménager les modalités de communication lorsque le volume des documents demandés le justifie afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.