Avis 20200884 Séance du 23/04/2020

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 décembre 2019, à la suite du refus tacite opposé par le maire de Cléré-du-Bois à sa demande de copie, par courrier électronique ou par envoi postal, de la copie intégrale des actes de naissance de : 1) Madame X épouse de X, née le X dans la commune ; 2) Madame X épouse de X, née le X dans la commune ; 3) de Madame X fille de X, née en X dans la commune. En l’absence de réponse de l’administration à la date de sa séance, la commission rappelle qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont librement communicables à l'expiration d'un délai de soixante quinze ans à compter de leur clôture. Elle émet donc un avis favorable à la communication des actes sollicités. La commission constate également que Monsieur X a demandé à recevoir une copie intégrale du document sollicité par courriel ou voie postale. Elle rappelle qu'en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration soit par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret, soit enfin par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. La commission rappelle à cet égard que, dans la mesure où le document n'est pas disponible sous forme électronique, et où il s'agit d'un registre dont la photocopie doit être dans la majeure partie des cas exclue afin de ne pas détériorer l'original, la mairie, si elle ne dispose pas d'autres moyens de reproduction compatibles avec la bonne conservation du document, est fondée à demander au requérant de venir consulter le document sur place.