Conseil 20200804 Séance du 04/06/2020

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 4 juin 2020 votre demande de conseil relative à l'obligation de communiquer à un demandeur, dans un format ouvert et réutilisable, les documents budgétaires traités et scellés au moyen de l'application TotEM, sachant que les données contenues dans ces fichiers sont disponibles sur le site internet de la région. La commission rappelle que les documents budgétaires en cause, soit les comptes administratifs du budget principal, ainsi que leurs annexes, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L4132-16 du code général des collectivités territoriales. S'agissant des modalités de communication de ces documents, l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration dispose : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6 ». La commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L300-4 de ce même code, lorsque l'administration dispose d'un document sous format numérique et que le demandeur en demande la communication par courriel ou par publication en ligne, l'administration doit s'assurer que la mise à disposition se fait « dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé », que l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique définit comme « tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre. Elle précise également que lorsqu'un demandeur sollicite la mise à disposition d'un document dans un format ouvert et réutilisable, l'administration sollicitée ne peut utilement opposer la diffusion publique de ce document, notamment par publication sur son site internet, dans un format ne répondant pas aux exigences de l'article L300-4. Dans l'hypothèse où le document sollicité est effectivement disponible sous un format répondant à ces exigences, la commission estime que ce code n'impose pas à l'administration de transmettre le document sous un format différent de celui qu’elle utilise déjà, pour satisfaire une demande de communication (cf avis N° 20180003). En revanche, dans l'hypothèse où le document n'est pas disponible sous un format conforme aux dispositions de l'article L300-4, l'administration doit procéder aux conversions nécessaires pour répondre aux exigences de cet article, le format utilisé n'étant toutefois pas nécessairement celui souhaité par le demandeur (cf avis N° 20180003). En l'espèce, la commission relève que l'application TotEM permet notamment aux collectivités, après avoir généré leurs documents budgétaires en format .XML à l'aide d'un progiciel de gestion, de s'assurer que la maquette budgétaire et le plan de compte réglementaires utilisés sont à jour au moment de la date de vote du budget, d'enrichir la partie IV de leurs documents budgétaires, ou encore de sceller ces documents avant leur transmission en préfecture. Les documents ainsi traités et scellés sont ensuite téléchargés en format .XML et transmis au contrôle de légalité. A cet égard, la commission considère de manière constante que le format .XML constitue un standard ouvert au sens des dispositions précitées. Par ailleurs, la commission estime que la publication, sur le site internet de la région, en format .PDF, des délibérations relatives au budget ne peut être regardée comme une mise à disposition des documents sollicités « dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». La commission en conclut que les documents budgétaires traités au moyen de l'application TotEM et enregistrés sous format .XML sont communicables au demandeur. Elle relève d'ailleurs à cet égard que le département de la Gironde a mis en ligne certains de ses documents budgétaires sous ce format sur la plateforme « data.gouv.fr » (https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/comptes-administratifs-budget-principal-donnees-budgetaires-du-departement-de-la-gironde-1/).