Avis 20200542 Séance du 30/09/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 avril 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Villedaigne à sa demande de copie des documents suivants : 1) relatifs à la délibération du 30 juin 2017, n° D/2017-26, adoptant la création/suppression d'emplois d'adjoint administratif, au motif « avancement de grade d'un agent » : a) déclaration de création/suppression/vacance d'emploi ; b) arrêté de nomination relatif à la création de poste ; c) délibération adoptant le tableau des effectifs complet de la commune au 20 mars 2016 ; d) délibération adoptant le tableau des effectifs complet de la commune à ce jour ; e) avis du comité technique relatif à cette suppression/création d'emploi ; 2) relatifs à la délibération du 21 mars 2017, n° D/2017-21, adoptant la création/suppression d'emplois d'adjoint administratif, au motif implicite « augmentation durée hebdomadaire de travail » : a) déclaration de création/suppression/vacance d'emploi ; b) arrêté de nomination relatif à la création de poste ; c) délibération adoptant le tableau des effectifs complets de la commune à mai 2016 ; d) délibération adoptant le tableau des effectifs complets de la commune à ce jour ; e) avis du comité technique relatif à cette suppression/création d'emploi ; 3) les délibérations : a) D/2011-28 ; b) D/2015-15 ; c) D/2015-40 ; d) D/2016-03 ; e) D/2016-06 ; f) D/2012-12 ; g) D/2012-19 ; h) D/2015-24 ; h) D/2016-29 ; i) D/2016-30 ; j) se rapportant aux délégations du conseil municipal au Maire en février ou mars 2018 ; 4) les arrêtés du maire : a) A/2016-16 du 6 juin /2016 ; b) A/2016-30 du 14 novembre /2016 ; c) A/2017-05 du 11 janvier 2017 ; d) A/2017-23 du 24 avril 2017 ; f) A/2017-30 du 4 juillet 2017 ; g) A/2018-38 du 31août 2018 ainsi que la délibération créant cet emploi et déclaration de création/vacance de cet emploi auprès du CDG de l'Aude ; 5) le compte-rendu du conseil municipal du 17 septembre 2019. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Villedaigne a informé la commission de ce que la demanderesse, à l'occasion d'une consultation le 25 octobre 2019, a pu avoir accès au registre de délibérations ou arrêtés et s'est également vue adresser, par courrier électronique du 17 janvier 2020, la copie de trois arrêtés hors dossier individuel. La commission estime toutefois que la circonstance que Madame X aurait déjà consulté sur place en 2019 une partie des documents dont elle sollicite la copie, ne saurait faire obstacle à une nouvelle demande de communication. La commission rappelle à ce titre qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Dès lors, elle émet avis favorable aux points 1)a) à 1)d), 2)a) à 2)d) et à l'ensemble des points 3) à 5). S'agissant des points 1)e) et 2)e), la commission estime que ces documents sont des documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Par suite, elle émet un avis favorable sur ces points. Enfin, si le maire de Villedaigne a indiqué à la commission qu’il considérait la demande de Madame X comme abusive, la commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Madame X à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'elle fait du droit d'accès prévu par le Livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise en outre que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.