Avis 20195945 Séance du 30/06/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 décembre 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Châteauneuf-Villevieille à sa demande de communication des documents suivants : 1) les tableaux d’amortissement des emprunts avec le taux d'endettement de la commune ; 2) les titres de recettes ou de dépenses de l'année 2018 et 2019 ; 3) les bilans financiers relatifs aux travaux suivants : a) la création du parking du Ramadan ; b) la réfection des toitures de la mairie et de l'église ; c) la création du réseau d'assainissement du Preit ; d) la création du réseau d'assainissement du quartier des Tourrettes ; 4) les statuts, la liste des membres et le bilan moral et financier 2018 du centre communal d'action sociale (CCAS). La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Châteauneuf-Villevieille, rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. En conséquence, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, la commission émet un avis favorable à la communication des tableaux d'amortissement visés au point 1), des titres de recettes ou de dépenses visés au point 2) sous réserve, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, de l'occultation des mentions couvertes par le secret de la vie privée et le secret des affaires, ce qui implique, notamment, que soient occultées les coordonnées bancaires figurant sur ces titres. S'agissant du taux d'endettement évoqué au point 1), la commission observe que celui-ci figure sur les données de synthèse figurant au budget primitif ainsi qu'au compte administratif communal. Elle émet en conséquence un avis favorable à la communication de l'extrait de ces documents budgétaires sur lequel figure l'information sollicitée. Le maire de Châteauneuf-Villevieille a informé la commission que les bilans financiers sollicités au point 3) n'avaient pas été élaborés mais que les dépenses et recettes de chacune de ces opérations pouvaient être communiquées. La commission émet un avis favorable à la communication des documents présentant ces données, y compris si le versement effectif de subventions demeure en attente. En outre, ces documents administratifs sont communicables par la commune dès lors qu'elle est en possession des documents sollicités, et ce alors même qu'elle aurait délégué la maîtrise d'ouvrage des travaux d'assainissement à une autre personne publique. Dans l'hypothèse où les documents sollicités seraient détenus par un syndicat intercommunal, il appartiendrait à la commune de Châteauneuf-Villevieille, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à cet établissement. Enfin, s'agissant du point 4), le maire de Châteauneuf-Villevieille a informé la commission que le CCAS ne disposait pas de statuts, ni de bilan moral et financier. En conséquence, la commission déclare la demande sans objet en tant qu'elle porte sur ces documents, et émet en revanche un avis favorable s'agissant de la communication du document dressant la liste des membres siégeant au conseil d'administration de cet établissement, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, comme c'est le cas en l'espèce, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.