Avis 20195027 Séance du 31/03/2020

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 octobre 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Gidy à sa demande de communication des documents suivants : 1) la dernière délibération du conseil municipal portant sur le régime des astreintes ; 2) les arrêtés de tous les agents les désignant pour assurer des astreintes de décision, d’exploitation et de sécurité ; 3) l’arrêté du secrétaire général lui attribuant la NBI de 30 points au titre de ses responsabilités ; 4) la délibération de mise en place du compte épargne temps sur la collectivité ; 5) la délibération portant sur la mise en place du RIFSEEP. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission estime ensuite que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission rappelle en outre qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle émet donc un avis favorable et prend note de l'intention du maire de Gidy de transmettre ces documents au demandeur après que celui-ci se sera acquitté du paiement des frais de reproduction exigibles en application des dispositions rappelées ci-dessus. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.