Avis 20194820 Séance du 31/03/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er octobre 2019, à la suite du refus opposé par le ministre de l'Intérieur à sa demande de communication, par consultation et délivrance de copies, des documents suivants : 1) son dossier administratif affectataire détenu par la direction départementale de la police aux frontières de la Guadeloupe (DDPAF) de Guadeloupe ; 2) son dossier administratif de proximité détenu par le site du service de la police aux frontières (SPAFA) situé sur la commune de Les Abymes. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l'Intérieur a informé la commission de ce que Monsieur X est venu consulter son dossier administratif le 27 février 2020, et que l'administration regarde ainsi la demande comme ayant été satisfaite. Toutefois, il ressort des écritures produites par le demandeur dans le dossier de saisine que l'administration a entendu soutenir que seul le dossier administratif de carrière détenu par le service gestionnaire était un document administratif communicable, et que la communication des dossiers « affectataire » et « de proximité » de l'agent était « sans intérêt ». A ce titre, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ainsi, la commission estime que l'ensemble de son dossier présente le caractère de documents administratifs librement communicables à l'intéressé en application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En outre, la commission précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission invite donc le ministre de l'Intérieur à s'assurer que le demandeur a bien eu communication des dossiers précisément visés par sa demande et de procéder à leur envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.