Avis 20193859 Séance du 31/03/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 juillet 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Montrouge à sa demande de communication des documents suivants : 1) la délibération du 25 juin 2003 relative à la refonte du régime indemnitaire des agents de la ville ; 2) la copie intégrale de son dossier individuel annexes comprises ; 3) le tableau récapitulatif de ses congés et de ses arrêts maladie pour l'année 2018. En l'absence de réponse du maire de Montrouge à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que le document mentionné au point 1) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. S'agissant du point 2), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant une procédure disciplinaire en cours concernant l'intéressée. Enfin, la commission considère que le document administratif mentionné au point 3) est communicable à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code général des collectivités territoriales sous réserve qu'il existe ou puisse être établi au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc un avis favorable à l'ensemble de la demande et rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressée est avisée du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.