Avis 20193471 Séance du 02/04/2020

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 juillet 2019, à la suite du refus opposé par le maire du Raincy à sa demande de communication, par voie électronique, des documents suivants : 1) les pièces constituant le marché passé par la commune avec l'IFAC en 2015 pour la réalisation d’un audit et diagnostic du service enfance jeunesse culture ; 2) les pièces constituant le marché passé par la commune avec l'IFAC pour la gestion, l’organisation et l’animation de l’ensemble des temps d’accueil péri et extrascolaires des enfants scolarisés dans les écoles maternelles et élémentaires de la ville du Raincy ; 3) les pièces constituant le marché d'assistance à maitrise d’ouvrage conclu avec la société ACADIA qui a donné lieu notamment à l’élaboration du rapport d’analyse des offres pour le marché relatif à la gestion, l’organisation et l’animation de l’ensemble des temps d’accueil péri et extrascolaires ; 4) les pièces constituant le marché passé avec AGIR ; 5) les pièces constituant le marché portant sur la rénovation de la piscine municipale ; 6) l'ensemble des pièces relatives à la procédure de passation de ces marchés. En l’absence, à la date de sa séance, de réponse du maire du Raincy, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat ; - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission estime ainsi que les documents sollicités son communicables, selon les modalités et sous les réserves qui précèdent. La commission observe toutefois que la demande porte sur les modalités de communication, Maître X ayant sollicité une communication par voie électronique copie et l’administration lui ayant proposé, dans sa réponse du 24 janvier 2019, la transmission d’une copie papier des documents sollicités, moyennant le paiement préalable des frais de reprographie. La commission rappelle, d'une part, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom, etc.) et du format du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. D'autre part, la commission souligne que les dispositions de l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration disposent que « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». La commission précise enfin que l'administration ne peut refuser la communication d'un document sollicité sous format électronique, au profit d'autres modalités de communication, que lorsqu'elle n'en dispose pas sous cette forme. La commission invite en conséquence le maire du Raincy à procéder à la communication des documents demandés par courrier électronique si celui-ci est disponible sous ce format, ou, seulement à défaut, par copie.