Avis 20192915 Séance du 30/06/2020

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 juin 2019, à la suite du refus opposé par le président du conseil d'administration du service départemental d'incendie et de secours du Nord à sa demande de copie, au format papier et non consultation comme proposé par l'administration, de l'intégralité des documents contenus dans le dossier administratif de son client. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil d'administration du service départemental d'incendie et de secours du Nord a informé la commission de ce qu'il estimait ne pas avoir opposé de refus à la demande de Monsieur X mais l'avait invité à venir consulter son dossier individuel à défaut de l'envoi de copies qui, par leur nombre, auraient été de nature à perturber le bon fonctionnement de l'administration. A titre liminaire, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En outre, la commission, qui prend note des observations de l’administration, précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En l'espèce, la commission constatant que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X, ne saurait regarder la reproduction d'un dossier d'agent comme perturbant le fonctionnement du service public. Aussi, elle invite le président du conseil d'administration du service départemental d'incendie et de secours du Nord à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.