Avis 20192368 Séance du 19/12/2019

Monsieur X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 avril 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Beuvry à sa demande de copie à ses frais des documents suivants : 1) les déclarations faites auprès de la CNIL concernant la mise en œuvre d'une main courante informatisée à l'usage du garde champêtre Monsieur X, de Monsieur X en qualité d'agent de surveillance de la voie publique (ASVP) de la commune ; 2) les arrêtés individuels habilitant et désignant spécialement le garde champêtre Monsieur X et l'ASVP Monsieur X au sens des dispositions de l'arrêté ministériel du 14 avril 2009 à disposer d'un accès direct à la main courante informatisée ; 3) les divers registres de sécurité au sens du décret n ° 85-603 du 10 juin 1985 modifié ; 4) le diagnostic devant servir de base à la mise en œuvre du plan de prévention des risques psychosociaux versé au document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) ; 5) l'arrêté de recrutement de Monsieur X s'il s'agit d'un agent titulaire de la commune ; 6) le contrat de recrutement par la commune s'il s'agit d'un agent contractuel de Monsieur X ; 7) tout acte de recrutement (arrêté, contrat) de Monsieur X, directeur de cabinet de Madame le maire ; 8) le bulletin de salaire de Monsieur X, directeur de cabinet du Maire de la commune pour les mois de juin 2016, avril 2017, août 2018 ; 9) le mandat établissant le montant de la subvention accordée à l'association LEO LAGRANGE par la commune pour les années 2016,2017,2018 ; 10) tout acte d'engagement de l'agent Xou X par la commune. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission estime, s'agissant des documents sollicités au point 1), qu'il ressort des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des formalités préalables prévues par cette loi, de même que les décisions prises par cette commission au terme de ces procédures, font l'objet d'un régime particulier de communication, défini à l'article 31 de cette loi, qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. L'article L342-2 de ce code n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la commission se déclare en conséquence incompétente pour se prononcer sur ce point. S'agissant des documents sollicités au point 2), la commission rappelle que les actes de désignation et d'habilitation d'agents pris en application de l'arrêté du 14 avril 2009 autorisant la mise en œuvre de traitements automatisés dans les communes ayant pour objet la recherche et la constatation des infractions pénales par leurs fonctionnaires et agents habilités, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. S'agissant des documents sollicités aux points 3) et 4), la commission estime que ceux-ci sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, s'agissant du registre de sécurité, de l'occultation préalable des éventuelles mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur de tierces personnes nommément désignées ou facilement identifiables, en application de l'article L311-6 du même code. Elle émet donc, dans cette mesure, un avis favorable sur ces points. S'agissant des documents sollicités aux points 5), 6), 7) et 10), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ces points. S'agissant du document sollicité au point 8), la commission estime que celui-ci est communicable à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l’administration, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Sous ces réserves, la commission émet donc un avis favorable sur ce point. Enfin s'agissant du document sollicité au point 9), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.