Avis 20192354 Séance du 31/12/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 avril 2019, à la suite du refus opposé par la rectrice de l'académie de Rouen à sa demande de communication des pièces intégrées dans son dossier administratif depuis le 1er septembre 2017. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant le déroulement d'une procédure disciplinaire. Elle estime en conséquence que les documents sollicités sont communicables à l'intéressé en application des dispositions précitées. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de la rectrice de l'académie de Rouen, relève que le demandeur, invité à trois reprises à venir consulter son dossier administratif au cours de l'année 2018, n'a honoré aucun des rendez-vous proposés. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents. A cet égard, elle relève qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Dès lors, la commission invite la rectrice de l'académie de Rouen à adresser un exemplaire des documents sollicités au demandeur, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à sa connaissance. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.