Conseil 20192236 Séance du 18/07/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 juillet 2019 votre demande de conseil relative au droit accordé au maire d'indiquer aux demandeurs que toute demande de communication de document administratif doit faire l'objet d'une demande écrite qui sera traitée dans les meilleurs délais par le maire ou par les services de la mairie. En ce qui concerne la forme de la demande, le Conseil d’État a jugé que ne restreignait pas excessivement le droit d’accès aux documents l’exigence d’une demande écrite dans une commune de 2 500 habitants (CE 26 avril 1993, Assoc. des amis de Saint-Palais-sur-Mer, n° 107016, aux Tables du Recueil, p. 783). Toutefois, la loi n’impose pas de forme particulière à la demande, si bien que le refus, par principe, de demandes orales par une commune disposant de moyens plus importants est susceptible, dans certaines circonstances, par exemple lorsque le demandeur souffre d’un handicap particulier, de s’analyser comme un refus de communication. La commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. A cet égard, la commission précise que l'autorité saisie d'une demande de communication doit, autant que possible, satisfaire sans tarder les demandes dont elle est saisie. Elle est néanmoins fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'autorité saisie est ainsi en droit d'étaler dans le temps la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation et la mise en ligne des documents. Si elle n’est pas en mesure de reproduire aisément les documents compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est aussi en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission ajoute, en ce qui concerne les horaires de consultation, qu'il est possible, en fonction de la taille de la commune et des moyens matériels et humains dont elle est dotée, notamment eu égard au nombre des agents administratifs (CE 28 oct. 1987, X, n° 70775), de déterminer des plages horaires et des jours précis durant lesquels la consultation pourra avoir lieu, sous réserve de ne pas porter une atteinte excessive au droit d'accès. Le Conseil d’État a ainsi admis qu’un arrêté du maire prévoie une consultation sur place les mardis et jeudis de 14 heures à 17 heures ou à une autre date convenue entre le maire et le demandeur si celui-ci ne peut être libre au jour et à l'heure fixés « eu égard à la situation de la commune » (CE 26 avr. 1993, Assoc. des amis de Saint-Palais-sur-Mer, précité). En fonction de la nature des pièces demandées et de leur volume, un calendrier de consultation peut être aménagé avec le demandeur, au besoin en faisant appel au personnel administratif d’autres services. La commission souligne, enfin, que des modalités d’accès trop restrictives d'accès, compte tenu de l'ensemble des circonstances de l'espèce, sont analysées comme des refus, sauf à ce que la demande soit abusive au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration. L'administration n'est en effet pas tenue de donner suite aux demandes abusives qui ont pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès.