Conseil 20192116 Séance du 18/07/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 juillet 2019, votre demande de conseil relative à la portée de l'obligation prévue par l’article L312-1-1 du code des relations entre le public et l’administration. Vous vous interrogez en particulier sur la nécessité de publier en ligne l'ensemble des documents administratifs ou seulement ceux qui ont fait l'objet d'une demande de communication, sous réserve de publier sur votre site internet la mention suivante: « Sous réserve des dispositions des articles L 311-5 et L311-6, les administrations (…) sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu’elle détiennent aux personnes qui en font le demande ». La loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique a mis à la charge de l’administration, à l’exception des collectivités territoriales de moins de 3 500 habitants et des personnes morales dont le nombre d'agents ou de salariés est inférieur à un seuil fixé par décret (soit 50 agents en équivalent temps plein, en vertu du décret n° 2016-1922 du 28 décembre 2016 relatif à la publication en ligne des documents administratifs), l’obligation de publier, à compter de l'entrée en vigueur de ces dispositions, prévue par le II de l'article 8 de la même loi, une série d’informations publiques, certaines d'entre elles concernant plus particulièrement votre établissement de coopération intercommunale. Ainsi, les administrations concernées doivent notamment assurer, en application de l’article L311-1 et du 1° de l’article L312-1-1 du code des relations entre le public et l'administration, la publication de toutes les informations auxquelles elles ont donné accès à la suite d’une demande individuelle à compter du 8 avril 2017, et de faire droit, depuis le 8 octobre 2016, à toutes les demandes de publication en ligne formulées sur le fondement du 4° de l'article L311-9 de ce code. Elles sont également tenues, depuis le 8 octobre 2017, en vertu des articles L322-6 et L312-1-1 du même code, de tenir à la disposition des usagers un répertoire des principaux documents dans lesquels figurent les informations publiques qu'elles produisent ou qu'elles détiennent, mis à jour annuellement, et de publier en ligne les documents figurant dans ce répertoire. Les conditions de mise en œuvre de ces obligations ont été précisées par la commission (conseil n° 20172569 du 5 octobre 2017). Enfin, les administrations doivent publier leurs bases de données en application du 3° de l’article L312-1-1 de ce code, au plus tard le 8 octobre 2018. Dès lors, la commission vous conseille de publier systématiquement, conformément à la loi, tous les documents auxquels vous aurez donné accès à la suite d'une demande individuelle, tous les nouveaux documents produits ou signés présentant un intérêt potentiel pour le public (notamment les comptes et documents budgétaires, les compte-rendus des réunions des conseils municipaux et du conseil communautaire, les documents intéressant les grands sujets de la vie locale, qu'il s'agisse des arrêtés et délibérations, des taxes locales, des grands projets locaux d'infrastructure ou de travaux publics, de l'urbanisme, des projets ayant un impact sur l'environnement, des subventions aux associations) et toutes vos bases de données, après en avoir extrait les informations qui ne seraient pas publiques, soit celles qui doivent être préalablement occultées en vertu des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration ou qui sont grevées d'un droit de propriété intellectuelle, ainsi qu'un répertoire. Ce répertoire permettra aux débiteurs du droit d'accès de pouvoir identifier facilement les documents qui sont communicables et qui ne sont pas encore publiés en ligne et vous aidera à mettre en œuvre un programme de mise en ligne de tous les documents établis postérieurement à l'entrée en vigueur des dispositions pertinentes de la loi du 7 octobre 2016 et mentionnés dans ce répertoire. La mention d'information au public pourra par ailleurs utilement être complétée, en accord avec le présent conseil, pour informer les personnes intéressées par le droit d'accès aux documents administratifs.