Avis 20191948 Séance du 16/01/2020

Monsieur X et Madame X, en sa qualité de conseillère municipale, ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 avril 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Martin-Vésubie à sa demande de consultation des archives communales, notamment les registres des délibérations et des arrêtés depuis 1950, au moins une fois par semaine, sachant qu'une délibération du conseil municipal a été prise prévoyant leur accès, le premier jeudi de chaque mois de 14 heures à 17 heures, après demande préalable formulée 48 heures avant. La commission, après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Saint-Martin-Vésubie, relève que la demande d’avis porte sur les modalités d’accès aux documents administratifs prévues par la commune. La commission rappelle que le Conseil d’État s’est prononcé à deux reprises sur l’amplitude de plages horaires prévues pour l’accès aux documents administratifs (Conseil d’État, 9 SS, du 23 décembre 1994, 143916, inédit au recueil Lebon ; Conseil d'Etat, 7 /10 SSR, du 26 avril 1993, 107016, mentionné aux tables du recueil Lebon). Il résulte de ces deux arrêts que si le maire est compétent pour déterminer, par arrêté, les modalités de l'accès aux documents communaux qui présentent le caractère de documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978, ces modalités doivent permettre l’exercice effectif du droit d’accès des administrés. Ainsi, les modalités prévues par un arrêté municipal d’une commune d’environ 3 000 habitants disposant d'une part que la communication de documents doit faire l'objet d'une demande écrite préalable, d'autre part que la consultation a lieu à la mairie les mardis et jeudis de 14h à 17h, ou à une autre date convenue entre le maire et le demandeur si celui-ci n'est pas libre aux jours et heures fixés, n'ont pas un caractère excessif. En revanche, le Conseil d’État estime qu’une commune d’environ 2 000 habitants ne peut se contenter de prévoir un accès aux documents administratifs sur une amplitude de deux heures hebdomadaires, disjointes qui plus est. La commission estime qu’il convient, pour évaluer si l’amplitude horaire proposée pour l’accès aux documents administratifs de la commune est suffisante, de tenir compte des ressources de la commune. À cet égard, la commission relève que Saint-Martin-Vésubie, qui compte 1 394 habitants au recensement de 2016, est soumise au dépôt obligatoire aux Archives départementales des archives de plus de cinquante ans prévu par l’article L212-11 du code du patrimoine pour les communes de moins de deux mille habitants. La commission rappelle que cette disposition a pour double objectif d’aider à la conservation du patrimoine des communes les plus petites d’une part, et, d’autre part, de faciliter les recherches du public, étant précisé que les ressources de communes de cette taille ne leur permettent pas systématiquement d’assurer un accueil sur des plages horaires étendues dans de bonnes conditions. La commission déduit de ces dispositions que le législateur a entendu tenir compte des contraintes spécifiques des communes de moins de deux mille habitants en matière de ressources humaines. Dès lors, qu’une commune de la taille de Saint-Martin-Vésubie impose des dispositions restreintes d’accès aux documents administratifs non encore soumis au dépôt obligatoire ne lui paraît pas démesuré. Toutefois, la commission estime que la délibération restreignant la consultation des archives communales à un créneau mensuel unique apparaît excessive. Elle propose donc au maire de Saint-Martin-Vésubie de permettre, en plus de la plage horaire mensuelle déjà prévue pour l’accès aux documents administratifs de sa commune, une autre possibilité d’accès, sur rendez-vous, durant les horaires d’ouverture de la mairie au public, et en-dehors de la plage horaire réservée. Elle recommande également de ne pas imposer la prise de rendez-vous 48h à l’avance pour accéder aux documents sur la plage horaire mensuelle déjà consacrée à l'accueil des usagers désireux d'accéder aux documents administratifs.