Conseil 20191745 Séance du 18/07/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 juillet 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable des grands livres de la collectivité pour les années 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 et 2018. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission souligne également qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. A cet égard, la commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation et la mise en ligne des documents, afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission souligne cependant qu'en vertu de l'article L311-2 du même code, l'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives qui ont pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter eu égard à ses moyens, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. En l'espèce, vous avez seulement indiqué à la commission que vos services étaient « en pleine période budgétaire ». Si cette situation particulière vous autorise sans aucun doute à étaler, sur plusieurs semaines, le traitement de la demande qui vous est faite, vous n'avez pas donné à la commission d'autres éléments d'information lui permettant d'apprécier, le cas échéant, le caractère abusif de la demande au regard, notamment, du nombre d'agents dont vous disposez pour assurer cette tâche et du volume des documents qui devraient éventuellement être photocopiés. Il vous appartient donc d'apprécier, en fonction de ces différents éléments, si vous estimez être dans l'incapacité matérielle de traiter une telle demande ou si vous êtes en mesure de faire droit à cette demande en étalant dans le temps son traitement. Dans tous les cas, vous informerez l'usager qui vous a saisi de la position que vous aurez adoptée.