Conseil 20191592 Séance du 18/07/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 juillet 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, par courrier électronique au lieu de la consultation sur place proposée, des documents suivants : 1) une lettre anonyme évoquant des travaux illicites que le demandeur aurait effectué ; 2) l’ensemble des déclarations préalables accordées sur la commune depuis trois ans autorisant un changement de fenêtre ou une modification de l’aspect extérieur du bâtiment ; 3) l’ensemble des autorisations d’urbanisme ayant permis la réalisation des aménagements exécutés dans le bâtiment abritant la mairie, depuis six ans. En premier lieu, s'agissant de la lettre anonyme mentionnée au point 1) de votre demande, la commission rappelle qu'en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents faisant apparaître son comportement, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. La commission, qui n'a pas pu prendre connaissance du document sollicité, estime cependant que, eu égard à sa nature, ce dernier fait effectivement apparaître un comportement dont la divulgation pourrait porter préjudice à son auteur et est susceptible de comporter une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée. Elle estime donc que cette lettre n'est pas communicable à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le signalement ou la dénonciation en question. La commission émet donc un avis défavorable, sauf à ce que la lettre anonyme ne permette pas d'en identifier l'auteur, directement par son écriture, ou indirectement par les renseignements que contient le courrier. En deuxième lieu, s'agissant des documents mentionnés aux points 2) et 3) de votre demande, la commission rappelle d'abord que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire ou de démolir ou les déclarations de travaux, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, s'agissant des décisions expresses du maire et des documents qui doivent être obligatoirement joints à la demande des dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve, s'agissant des documents autres que ceux qui doivent être joints à la demande d'autorisation d'urbanisme, que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. Par suite, les documents mentionnés aux points 2) et 3) sont communicables à toute personne en faisant la demande. La commission précise ensuite que la demande formée par un administré doit être suffisamment précise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Enfin, la commission rappelle qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. Ainsi, si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Enfin, s'agissant des modalités de communication des documents, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Au bénéfice de ces développements, dans l'hypothèse où vous ne détiendriez pas les documents concernés sous forme électronique, la consultation des documents sur place ou la communication de copies peuvent être proposées au demandeur. Pour la délivrance de copies, la commission souligne qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.