Avis 20191575 Séance du 31/12/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 février 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Bonnet-du-Gard à sa demande de communication, sous forme électronique, de toutes les délibérations du conseil municipal relatives aux années 2008 à 2013, au lieu de la consultation sur place proposée par la mairie. A titre liminaire, la commission rappelle que les délibérations du conseil municipal sollicitées sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Bonnet-du-Gard a informé la commission qu'en raison du volume important des documents sollicités qui ne sont pas numérisés et des faibles moyens dont dispose sa commune de moins de 900 habitants, le service administratif étant composé de deux agents, la demande tend à paralyser le service, une consultation sur place demeurant toutefois possible. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En ce qui concerne la forme de la communication des documents, la commission estime que l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme (avis n° 20163157 du 8 septembre 2016 ; conseil n° 20061580 du 13 avril 2006), ou de numériser un document disponible en version papier (avis n° 20104684 du 21 septembre 2010). En revanche, l'administration est tenue de répondre aux demandes ne présentant pas un caractère abusif et de rechercher, compte tenu du choix éventuel des demandeurs et de ses possibilités techniques, le mode de communication approprié parmi ceux énumérés par cet article. Ainsi, en cas de demande de consultation, l’administration peut définir, en fonction de la taille de la commune et des moyens matériels et humains dont elle est dotée, notamment eu égard au nombre des agents administratifs (CE 28 oct. 1987, X, n° 70775), aux plages horaires et aux jours précis durant lesquels la consultation pourra avoir lieu, sous réserve de ne pas porter une atteinte excessive au droit d'accès. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu (avis n° 20072668 du 5 juillet 2007 ; n° 20064872 du 9 novembre 2006). En application des principes ainsi énoncés, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.