Conseil 20191525 Séance du 06/06/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 6 juin 2019 votre demande de conseil relative aux obligations de communication lorsque les demandes portent sur un très grand nombre de documents tels que des listes de propriétaires d'un immeuble donné (par un opérateur de téléphonie par exemple) ou la totalité des autorisations portant sur une parcelle, un secteur, ou une période donnée (par les notaires par exemple) ; - possibilité concernant les autorisations d'urbanisme, de ne communiquer que le registre communal ; - possibilité de ne répondre qu’aux demandes portant sur un dossier précis. La commission vous rappelle que l'accès aux documents administratifs constitue un droit pour tout demandeur et, qu'hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication ou la communication d'autres documents que ceux demandés. Présente un tel caractère au sens du dernier alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, la demande qui a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose (CE, n° 420055 du 14 novembre 2018, ministre de la culture/ société pour la protection des paysages et l'esthétique de la France). Il n'apparaît pas à la commission, eu égard à la taille de la communauté d'agglomération, que les demandes sur lesquelles vous vous interrogez présentent un caractère abusif. En revanche, l’administration est fondée, en cas de demande portant sur un volume important de document, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En outre, en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Enfin, la commission vous rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Par conséquent, lorsque la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d'identifier aisément les documents souhaités, elle est en droit d'indiquer au demandeur que sa demande excède les limites fixées au droit d'accès prévu par le code précité et de l'inviter, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents en lui adressant une nouvelle demande.