Avis 20191519 Séance du 31/12/2019

MadameX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 mars 2019, à la suite du refus opposé par le ministre de l'agriculture et de l'alimentation à sa demande de copie, au format papier ou par courriel, de son dossier administratif individuel. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l'espèce, il n'apparaît pas qu'une procédure disciplinaire en cours vise Madame X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre en charge de l’agriculture a informé la commission que l’intéressée avait été invitée, par courrier du 15 janvier 2019, à venir consulter dans ses services son dossier qui n’existe pas sous forme dématérialisée et à réaliser les copies qu’elle estimerait utiles. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents par voie électronique ou au format papier. Elle rappelle que l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En l'espèce, elle invite donc l’administration à procéder à un envoi sous format papier des documents demandés après avoir avisé Madame X du montant des frais de photocopie et d'envoi, dont le paiement préalable peut être exigé, conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet donc un avis favorable à la demande. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.