Avis 20191491 Séance du 17/10/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 mars 2019, à la suite du refus opposé par le président-directeur général du groupe La Poste à sa demande de communication des listes préparatoires ayant servi à l'établissement des listes d'aptitude pour « l'accès au grade d'IN » pour les années 2015, 2016 et 2017. La commission rappelle à titre liminaire que La Poste est désormais, conformément à l’article 1-2 de la loi n° 90-568 du 2 juillet 1990 dans sa rédaction issue de la loi n° 2010-123 du 9 février 2010 relative à l'entreprise publique La Poste et aux activités postales, une société anonyme dont le capital est détenu majoritairement par l’État. Cette entreprise est en charge de missions de service public et d’intérêt général, définies par l’article 2 de la loi du 2 juillet 1990, comme le service universel postal, la contribution, par son réseau de points de contact, à l'aménagement et au développement du territoire, le transport et la distribution de la presse et l’accessibilité bancaire. A ce titre, La Poste est tenue de communiquer à toute personne en faisant la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, les documents qui se rattachent à l'une de ses activités de service public ou qui se rapportent à la gestion de ceux de ses agents qui, quelle que soit la fonction qu'ils occupent, sont des agents de droit public. En outre, chaque agent public de La Poste a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du même code. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président-directeur général du groupe La Poste a informé la commission que les documents sollicités n’étaient pas communicables, dès lors qu’ils constituaient à la fois des document préparatoires et inachevés. La commission rappelle qu'aux termes des 1er et 2e alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant. - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. La commission considère de manière constate que les tableaux d’avancement et listes d’aptitude, qu’ils concernent des promotions de grade ou d’échelons, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, même lorsqu’ apparaît l’ordre dans lequel les agents doivent être promus. Ils ne sont, en effet, pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l'article L311-6 du même code (avis CADA n° 20123835 du 22 novembre 2012). A cet égard, la commission estime que les listes préparatoires servant à l’établissement de ces listes d’aptitudes ne constituent plus des documents préparatoires, dans la mesure où il ne ressort pas des éléments portés à sa connaissance que les listes d’aptitude en cause pour les années 2015 à 2017 n’auraient pas été établies. De même, la commission comprend que ces listes, qui regroupent l’ensemble des candidats à la promotion, sont soumises à la commission administrative paritaire nationale qui établit, sur cette base, la liste d’aptitude pour l’accès au grade en cause. Dans ces conditions, la commission estime que ces listes préparatoires ne constituent pas des documents inachevés au sens des dispositions précitées du code des relations entre le public et l’administration. La commission considère en revanche que ces listes, qui recensent l'ensemble des personnes qui se sont portées candidates à la promotion, ne sont communicables au demandeur que pour les mentions qui le concernent directement, à l'exclusion des mentions relatives aux autres agents inscrits sur cette liste, conformément au 1° de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration qui protège la vie privée. Elle émet donc un avis favorable à la communication de ces documents à Monsieur X pour les seules mentions qui le concernent.