Avis 20191386 Séance du 17/10/2019

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 mars 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Jean-de-Fos à sa demande de copie, sous format électronique, des documents suivants : 1) le procès-verbal de la séance du conseil municipal du 19 décembre 2017 ; 2) le compte rendu de la secrétaire de séance du conseil municipal du 19 décembre 2017 ; 3) les notes prises par la secrétaire administrative ; 4) la copie de l'enregistrement audio du conseil municipal ; 5) la délibération du 26 juillet 2018 par laquelle le conseil municipal a créé le poste de policier municipal au tableau des effectifs ; 6) la délibération du 14 septembre 2018 par laquelle le conseil municipal a régularisé le statut de l'agent nommé policier municipal en cadre B au lieu de cadre C. S’agissant du document sollicité au point 1), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande ; En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Jean-de-Fos a indiqué à la commission qu’il n’existe pas de procès-verbal de la séance du conseil municipal du 19 décembre 2017 mais seulement un projet de compte rendu de cette séance, lequel bien que soumis au conseil municipal du 30 mars 2018, n’a toujours pas été validé. La commission en déduit que le procès-verbal sollicité n'existe pas. Elle considère par ailleurs que dans l'hypothèse où le compte-rendu tiendrait lieu de procès-verbal, ce dernier est communicable au demandeur alors même qu'il n'aurait pas été validé par le conseil municipal, le compte-rendu des délibérations du conseil municipal n'étant pas soumis à une telle formalité et devant être affiché en mairie dans les huit jours suivants le conseil municipal en application des dispositions de l'article L2121-25 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable à sa communication. S’agissant des documents sollicités aux points 2), 3) et 4), la commission comprend de la réponse du maire de Saint-Jean-de-Fos que ces documents ou cet enregistrement n’existent pas. La commission ne peut que déclarer sans objet la demande de communication sur ces points. Enfin, en ce qui concerne les points 5) et 6), ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales précité. La commission émet dès lors un avis favorable à leur communication.