Conseil 20191120 Séance du 18/04/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 avril 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un administré, de divers documents, notamment les baux privés de la commune. En premier lieu, la commission rappelle que la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique a inséré dans le code des relations entre le public et l'administration un article L300-3 en vertu duquel les dispositions de ce code relatives à l'accès aux documents administratifs, à la réutilisation des informations publiques et à la compétence de la commission d'accès aux documents administratifs s'appliquent également aux documents relatifs à la gestion du domaine privé de l'État et des collectivités territoriales. Il ressort des travaux parlementaires relatifs aux amendements, à l'Assemblée nationale puis au Sénat, dont sont issues ces nouvelles dispositions, qu'elles n'ont pas pour objet d'étendre la compétence de la commission à des actes juridictionnels, judiciaires ou notariés, mais de faire entrer dans le champ du droit d'accès et de la compétence de la commission les documents produits ou reçus par les autorités administratives et relatifs à la gestion du domaine privé de l'État et des collectivités locales, alors même que cette gestion n'a pas le caractère d'une mission de service public. La commission en déduit que si elle demeure incompétente pour émettre un avis sur la communication d'actes juridictionnels, judiciaires ou notariés, elle est désormais compétente pour émettre un avis sur l'accès aux documents d'une autre nature qui se rapportent à la gestion du domaine privé de l'État et des collectivités territoriales. La commission note toutefois qu'en vertu des termes mêmes de l'article L300-3 du code des relations entre le public et l'administration s'appliquent à ces documents tant l'article L311-1 qui garantit le droit d'accès que les articles L311-2, L311-5 et L311-6 qui y apportent certaines restrictions et exceptions. Il en résulte en l'espèce, que dans l'hypothèse où les baux évoqués dans votre demande, auraient été conclus sous la forme d'actes notariés, qui relèvent de l’autorité judiciaire, la transmission de ces documents ne relève pas du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Il n'en va autrement que lorsque de tels actes sont annexés à une délibération du conseil municipal de la commune ou à un arrêté du maire. Ils sont alors communicables, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, sous réserve, le cas échéant, des mentions couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Dans l'hypothèse inverse, ils sont communicables en application des dispositions précitées de l'article L300-3 et sous la même réserve de l'article L311-6. Par ailleurs, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.