Conseil 20190887 Séance du 17/05/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 17 mai 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable à une association de défense de l’environnement, dans le cadre du projet de carte communale qui est actuellement en cours de validation auprès des services de l’État, et modalités de consultation, de transmission et d’utilisation, des documents suivants : 1) la délibération par laquelle le conseil municipal entérine la distraction du régime forestier d'une surface de 41 ha de la parcelle « bois Chomard » de la forêt communale en vue de créer la ZA ; 2) la convention annuelle entre le circuit Dijon-Prenois et la municipalité de Prenois (versement de 60 000€ à la commune) ; 3) la convention de mécénat signée entre la mairie et le circuit, votée en conseil municipal en date du 16 octobre 2013 ; 4) le bail emphytéotique du circuit et ses avenants ; 5) la consultation du dossier de la carte communale qui sera prochainement soumis à enquête publique. La commission estime, en premier lieu, que la délibération mentionnée au point 1) de la demande, de même que les conventions et le bail emphytéotique relatifs au circuit Dijon-Prenois sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Il en va de même du dossier mentionné au point 5), le dossier d'enquête publique étant communicable à toute personne sur sa demande et à ses frais, avant l'ouverture de l'enquête publique ou pendant celle-ci en vertu de l'article L123-11 du code de l'environnement. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission relève que vous vous interrogez sur un risque de dérive quant à l'utilisation et à l'interprétation par l'association à l'origine de la demande, des documents qui pourraient lui être transmis. Elle rappelle, à cet égard qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance quant à l'opposition manifestée par l'association au projet de création d'une zone d'activité, que la demande qui vous a été soumise présenterait un caractère abusif. La commission rappelle, s'agissant de la réutilisation éventuelle des documents que vous pourriez transmettre à cette association, dans le cadre, par exemple, de l'élaboration et la distribution de tracts, qu'en vertu de l’article L321-1 du code des relations entre le public et l'administration, les informations publiques figurant dans des documents élaborés ou détenus par les administrations, quel que soit le support, peuvent être utilisées par toute personne qui le souhaite à d’autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été élaborés ou sont détenus, les limites et conditions de cette réutilisation étant définies par le titre II de ce code. Elle vous rappelle également qu'en application de l'article L321-2 de ce code, doivent être regardées comme des informations publiques les informations contenues dans des documents administratifs communicables à toute personne qui en ferait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code. Elle vous rappelle en outre que, dans ce cadre, l’article L322-1 du code des relations entre le public et l'administration prévoit que, sauf accord de l’administration, la réutilisation des informations publiques est soumise à la condition que ces dernières ne soient pas altérées, que leur sens ne soit pas dénaturé et que leurs sources et la date de leur dernière mise à jour soient mentionnées. L'article L322-2 de ce même code prévoit également que la réutilisation d'informations publiques comportant des données à caractère personnel est subordonnée au respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, laquelle s'applique aux traitements automatisés de données à caractère personnel, ainsi qu'aux traitements non automatisés de données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans des fichiers.