Avis 20190870 Séance du 31/08/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 février 2019, à la suite du refus opposé par le préfet des Hauts-de-Seine à sa demande de communication, sur CD ROM, de son dossier de demande de titre de séjour, ayant fait l'objet d'une décision de rejet, le 19 février 2018. La commission rappelle que le dossier administratif d'une personne de nationalité étrangère détenu par les services de l'administration est communicable à l'intéressé en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent, et après occultation, sur le fondement de ces mêmes dispositions, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou la sécurité des personnes, en application du d) du 2° de l'article L311-5 du même code. En l'espèce, la commission relève que les documents sollicités ont perdu leur caractère préparatoire depuis l'intervention de l'arrêté du 19 février 2018 portant refus de délivrance de titre de séjour. Elle estime que ces documents sont communicables à l'intéressé, sous les réserves ci-dessus rappelées. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet des Hauts-de-Seine a informé la commission que Monsieur X avait été invité à venir consulter son dossier de demande de titre de séjour à la sous-préfecture d'Antony. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur la communication de documents. Elle rappelle à ce titre qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Dès lors, dans l'hypothèse où la préfecture des Hauts-de-Seine ne disposerait pas d'une version électronique des documents demandés, il appartiendrait à Monsieur X de choisir une autre modalité de communication. La commission souligne, enfin, qu'en vertu du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, lorsqu'une administration mentionnée à l'article L300-2 de ce code est saisie d'une demande de communication portant sur un document administratif qu'elle ne détient pas mais qui est détenu par une autre administration mentionnée au même article, elle la transmet à cette dernière, en l'espèce, la sous-préfecture d'Antony et en avise l'intéressé. La commission émet donc un avis favorable à la demande, dans les conditions précitées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.